¿Para qué sirve la firma electrónica?

¿Qué tipos de firmas electrónicas existen según su grado de seguridad? ¿Para qué sirve la firma electrónica en las aseguradoras y corredurías?

¿Para qué sirve la firma electrónica? La firma electrónica es básica para la digitalización

La transformación digital ha cambiado las expectativas y demandas de los consumidores, influyendo en la dinámica del mundo de los negocios, de manera que todas las empresas, incluidas las aseguradoras, necesitan adaptarse a esas transformaciones para seguir siendo competitivas y ganar cuota de mercado. Dentro de todas las tecnologías novedosas que se están implementando existe una herramienta básica sin la cual no se podrían agilizar los procesos y aumentar la eficiencia: la firma digital de contratos.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma tradicional tiene validez jurídica ya que se utiliza como un medio para asegurarse de la identidad de una persona. Es una prueba del consentimiento, vinculación y aprobación de la información que se encuentra en un documento. Sin embargo, en los tiempos que corren, cuando muchas de las tareas se realizan en Internet, ese tipo de firma está quedando obsoleta.

La firma electrónica es un tipo de autenticación que sustituye la firma manuscrita usando medios informáticos para completar una solicitud de consentimiento o autenticar un documento. Al igual que su contraparte manuscrita, tiene validez legal pues implica la aceptación de los términos del contrato o cualquier otro tipo de documento por parte del firmante.

¿Qué tipos de firmas electrónicas existen?

La firma electrónica se encuentra regulada por el Reglamento eIDAS, que se aplica a nivel europeo. En este se definen tres tipos de firmas electrónicas y se determinan los requisitos que deben cumplir:

1. Firma electrónica simple

La firma electrónica son datos en formato digital que se adjuntan o vinculan a otros datos en ese mismo formato y se utilizan para firmar. Por consiguiente, firmar un documento y enviarlo escaneado a través del correo electrónico o tener un nombre de usuario y contraseña en una plataforma son ejemplos de una firma digital simple. Obviamente, se trata de una firma electrónica con nivel bajo de seguridad ya que, aunque existe una asociación lógica de datos, no hay evidencia de quién ha sido el firmante.

2. Firma electrónica avanzada

Este tipo de firma electrónica se encuentra vinculada al firmante de manera única, por lo que permite su identificación. Además, da el control al signatario y está vinculada con los datos firmados, de manera que se pueda detectar cualquier cambio posterior de los datos, por lo que también garantiza la integridad del contenido firmado. Por supuesto, la firma electrónica avanzada tiene un nivel de seguridad superior a la firma simple.

3. Firma electrónica cualificada

La firma electrónica calificada tiene que cumplir con los requisitos de la firma electrónica avanzada, pero también debe haber sido generada por un dispositivo cualificado de creación de firmas y tiene que basarse en un certificado cualificado para firmas electrónicas. Tal es el caso, por ejemplo, de la firma que se crea con el DNI electrónico. Los certificados cualificados para firmas electrónicas son proporcionados por proveedores de confianza avalados por la autoridad nacional competente, por lo que este tipo de firma electrónica es válida en el marco de toda la Comunidad Europea.

¿Para qué sirve la firma electrónica en las aseguradoras y corredurías?

El sector asegurador siempre ha tenido que gestionar mucho papeleo, tanto de los clientes, como de los corredores o sus socios comerciales. Tareas cotidianas como la realización de presupuestos, suscripción y renovación de pólizas o la gestión de siniestros generan un volumen considerable de documentación que puede retrasar los tiempos veloces que demanda el cliente actual. En cambio, aplicar la firma digital de contratos permite a las aseguradoras y corredurías:

  • Digitalizar la documentación. Con la firma electrónica las aseguradoras pueden despedirse del papeleo tradicional. Esta tecnología permite mantener la documentación en formato digital, creando y enviando documentos con unos pocos clics, lo que reduce drásticamente el tiempo necesario para enviar la documentación a los clientes, agentes y socios.
  • Aumentar la seguridad de los documentos. Implementar la firma electrónica contribuye a mejorar la seguridad de la documentación. Se evita, por ejemplo, la pérdida de contratos o documentos enviados por correo postal. Si se aplican además complementos de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores, se obtiene una capa extra de seguridad para garantizar que solo las partes involucradas puedan acceder a la documentación.
  • Optimizar el flujo de trabajo. La dependencia del papeleo físico es un obstáculo para crear los flujos de trabajo eficientes que demandan los clientes actuales. La firma electrónica mejora drásticamente la eficiencia y la productividad general en la oficina, sobre todo cuando se trata de documentos que requieren múltiples firmas. Agiliza el procesamiento de las solicitudes de los clientes, pasando de varios días a pocos minutos.
  • Mejorar la experiencia del cliente. La implementación de la firma electrónica agiliza el proceso de contratación de pólizas y la gestión de siniestros. En unos pocos clics y desde cualquier lugar los clientes pueden acceder, leer, firmar electrónicamente y devolver los documentos. Todo ello mejora la experiencia con la aseguradora, contribuye a la lealtad del cliente y aumenta la tasa de retención.
  • Ahorrar costes. La firma electrónica no solo permite ahorrar en material de oficina, sino que al facilitar y agilizar tanto la firma de contratos como la gestión de siniestros, aporta un ahorro indirecto a las aseguradoras y corredurías. Contribuye a mejorar la eficiencia aumentando la productividad de los agentes de seguros y al mismo tiempo reduce el número de reclamaciones, lo cual tendrá un impacto positivo en las cuentas del negocio.
  • Reducir el número de errores. Cuando se tiene que gestionar un gran volumen de documentación o dar seguimiento a reclamaciones complejas, es más probable que se cometan errores. En el sector asegurador, esos errores pueden salir muy caros, además de dar pie a reclamaciones. Con la firma electrónica y la documentación digital se logra agilizar el proceso mientras se reduce el número de errores.
  • Disminuir la huella de carbono. La firma digital de contratos es un paso fundamental para las aseguradoras comprometidas con el desarrollo sostenible ya que esta les permite reducir significativamente o incluso eliminar por completo el papel, lo que contribuye a disminuir la producción de desechos y la huella de carbono.

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